Doc-Manager Gestion documentaire
Docmanager est un espace de stockage qui donne la capacité à une copropriété de gérer l’archivage et la diffusion interne de ses documents.
Cet outil s’adresse à tous les syndicats qu’ils soient gérés par
un syndic non-professionnel ou par un syndic professionnel.
Un logiciel permettant de stocker, archiver et diffuser vos documents
Doc-Manager est tout d’abord un espace de stockage structurant. Il est divisé en dossiers dits « normalisés » et en dossier dits « libres ».
Dans un dossier « normalisé », c’est le système qui définit le titre des documents déposés, à partir d’informations fournies au moment du téléchargement. Ainsi tous les PV d’AG auront un titre identique, normalisé, seule la date changera. Les recherches en seront facilitées.
Dans un dossier « libre », les noms des documents téléchargés seront identiques aux noms utilisés sur l’ordinateur de celui qui le dépose. Tout fichier a pour propriétaire la personne habilitée qui a déposé le fichier. Seul son propriétaire peut le supprimer.
Doc-Manager est également une messagerie interne qui permet au syndic et au président du conseil syndical d’adresser un message à l’ensemble de la copropriété avec un seul clic. Chaque copropriétaire peut également utiliser cette messagerie pour adresser un message à un autre copropriétaire, au syndic, au président du CS, etc.
Propriété et indépendance
Ne plus être l’otage de son syndic est possible par l’utilisation de Doc-Manager.
La copropriété est propriétaire de l’espace de stockage.
En cas de changement de syndic, les documents sont toujours disponibles et accessibles. Ainsi, une copropriété dispose de l’historique de ses documents.
Communication dans la copropriété
Docmanager est accessible à tous les membres (syndicat) d’une copropriété en lecture mais aussi en écriture.
Docmanager définit pour chaque type de documents qui dépose et qui peut le consulter.
Par exemple, les documents du syndic à destination du conseil syndical ne sont consultables que par le conseil syndical.
Hiérarchisation et accessibilité
Doc-Manager offre une hiérarchisation en conformité avec le décret du 23/05/2019 (définit la liste minimale des documents qui doivent être déposés par le syndic).
La liste des documents qu’il est possible de déposer est bien plus complète que dans ce décret puisqu’elle est régulièrement mise à jour en fonction des besoins.
Il est également possible de créer une arborescence libre pour tous documents qui n’auraient pas encore été prévus.
Les plus de Doc-Manager
Propriété du syndicat et Indépendance du syndic
Conformité au décret du 23/05/2019 de façon précise et rigoureuse
Outil de communication entre les acteurs de la copropriété
La copropriété et le conseil syndical peuvent déposer des documents dans les 2
sens.
